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DISC - Newsletter #077 居家办公 远程管理 如何提高效率和效果?



居家远程办公 放大版行为

靠谱的更加靠谱 不靠谱的更加不靠谱

最近因为疫情的原因而居家办公,远程视频或者音频会议,成为了办公联络交流的主要手段。

有段子高手解读居家办公礼仪,最基础的是不要如厕时参加远程会议;

中级的是穿好衣服参加远程会议;高级的是穿好正装参加远程会议。

远程办公的情况下,同事们原有的一些行为特点也被放大了:“靠谱的更加靠谱,不靠谱的更加不靠谱”。

原来在办公室里做事比较细致有条理的,居家办公做事更加细致,不过问题是工作完成得更慢了;

原来思路活跃,说话比较跳脱的,在视频会议中表现得更是跑题百里了;

原来比较沉默寡言的,在电话会议中更是听不到Ta的声音了,不过不说话不等于Ta没有想法……

外界压力消失 回归本我

放弃适应风格 回归自然风格

居家办公,缺少外界环境的压力,人们放弃了调整自己的行为,本我行为风格放大,导致了上述行为的体现。

DISC理论,一种行为风格语言,揭示了一个人的行为风格有一个自然风格和一个适应风格。

自然风格,顾名思义就是在最自然的、没有压力的状态下,一个人的行为风格,同时自然风格又是在压力达到极限后体现出来的风格。也就是一个人在最放松或者最疲劳的时候表现出来的行为风格。

适应风格,是在工作环境和外界压力下,人们产生的一种行为调适。

人们在工作环境下,环境的要求、老板、同事和客户的压力,对个人行为产生外在的、强烈的影响,导致个人的行为会向外界和环境所希望的方向去靠拢。也就是我们常说的,人是“端着的”

而居家办公情境下,这些外界压力没有了,个人行为风格会更加放松,更加贴近原有的行为风格,算是“原形毕露”了。或者因为疫情,个人情绪压力感觉很大,也会出现回归本我的状态。

好比一个人脾气不是很好,在生活中稍不如意,就会发火。到了工作环境下,一般情况下会克制自己,为人处事保持正常的态度。如果一天工作下来,人很疲劳,状态不好,也会遇到一个小事情就发火,好像常说的“绷不住了”

类似工作中的同事,你会对其的行为有一种印象,如果一同出去旅游,遇到一些事情,这位同事的行为表现,可能会让你大吃一惊,感觉完全变了一个人似的,就是这个道理。

DISC理论 帮助理解不同行为风格

针对上面情况,通过DISC理论,可以让我们更好地了解一个人的行为风格,从而可以理解居家办公情况下,人们的行为特点以及可以改进的管理方式,解决远程办公的难题。

DISC理论是一种广泛应用的行为风格测评和描述方式,是一种“人类行为语言”,人们的行为风格主要有四种风格组成。


D型支配型,一个人如何应对困难和挑战。

I型影响型,一个人如何用自己的观念影响他人。

S型稳定型,一个人如何响应变化去适应环境。

C型遵从型,一个人如何应对他人所设定的规则和流程。

D型特点 直接果断

典型D型人,支配型,有主见,喜欢挑战,有雄心壮志,做事果断、直接,大胆,好为先锋,目标导向性强。

优势:自我意识强烈,希望自我掌控,完成任务迅速,积极主动寻求改变,需要直接的答复,可以迅速行动,追求结果和胜利。

劣势:自我主义,不愿意放慢速度,无计划改变,得失心强,没有耐心倾听,有时候行动过快。

针对D型人 明确主题和目标 短平快

针对D型人的特点,和他们沟通,开远程会议,需要明确需要多长时间,谈哪些事情,简单直接,目标导向,交流中不解释,不要找借口,提供解决方案,减少含蓄暖场,说完不要废话,说完就Bye-Bye,结束。

D型人,在远程会议中,如果冗长的会议,没有目标,内容不清晰,表现出要么就是不耐烦,打断别人的发言,咄咄逼人。如果不是自己主导,不能发言,干脆就不吱声,把语音Mute掉,自己去玩其他事情去了。

安排其工作,目标明确,给予一定的自由度,让其有一定的掌控感,不过需要明确时间和汇报控制点,避免其失控。 

I型特点 乐观开朗

典型I型人,影响型,有魅力,热情,亲切友善,感情流露,喜欢交际,相信他人。

优势:以人为导向,乐观,开放,愿意分享情感,希望被别人喜欢,语言交流多,无需条理。

劣势:难以集中精力,过多地讨论自己,跑题,缺乏条理性,害怕不被喜欢,脱离现实,不切实际,啰嗦。

针对I型人 适当陪跑 保持主题

I型的人,是会议沟通的润滑剂,有他们在,可以活跃会议和沟通的气氛,激发大家的热情和兴趣,为会议充能。

需要多多夸奖,让其有机会发言,问问题,听其说话,如果Ta跑题,可以陪跑一会儿,不过要适当拽回到主题上,可以让其说一些有趣的事情,可以适当活跃通话会议气氛,避免沉闷。

不过需要注意的是,I型的人,这次疫情在家可能会“憋坏了”,一旦有了说话的机会,会滔滔不绝,漫山遍野地跑题,需要及时控制,不然远程会议会拖堂严重,而且会没有结果。

安排其工作时候,需要注意其特点,让其适当对自己工作做一些文字记录提交,避免其信马由缰,以便于跟踪查询,并且安排一些私下单独沟通,让其既可以畅所欲言,又可以帮助整理其思路。

S型特点 善解人意 愿意协助

典型S型的人,稳定型,耐心,沉稳,以人为本,外显淡定,需要时间和过程改变。

优势:忠诚,愿意承担责任,以家庭和团队为导向,条理清晰,行为可预测,创造稳定性和安全感,谨慎做出改变。

劣势:不愿意放弃,容易陷入困境,为他人承担问题与过错,过于承担责任,不愿意开口求助,缺乏创新思维,害怕冒险,会延迟过程,导致停顿。

针对S型人 关心问候 给予关注

S型人,关注气氛和谐,友善亲切,远程会议沟通开始,需要暖场,适当给予机会,让其交流一下个人处境和家人,给予关心和问候。

耐心解释决策依据和工作流程,给予其足够的时间吸收和消化,询问其意见,给予足够的时间思考,不要急于逼迫其表态。

需要给予关注,因为其本身特点就是不爱表述,谨慎思维,在一个吵吵闹闹的远程会议中,是不会主动发言的。

不过不主动发言,不代表个人没有想法,反过来这种类型的人,“内心戏”很重,需要给予机会,让其有所准备,特意询问其意见和建议。

安排其工作的时候,需要安排时间私下沟通,听取其思考和建议,安抚其情绪,给予一定的情绪排解。

C型特点 规则流程 分析检查

C型人,遵从型,关注细节,注重规则和流程,关注数据和逻辑,有条不紊,善于分析,要求精准,追求完美。

优势:重视规则和流程,严谨工作,考虑周全后提问,观察细致,要求准确性。

劣势:完美主义,从不满意,过度敏感,挑剔,导致效率不高,担心工作受到批评,自我质疑。



针对C型人  数据证据 逻辑分析

C型的人,是属于相当理性的人,远程会议和沟通时候,需要公事公办,不喜欢聊天和嘻嘻哈哈,认真,有专业度,强调规则和流程,讨论需要有数据和证据,需要Excel表,图表和对比,强调逻辑和论证过程。

需要给予足够的数据和证据,有逻辑的论证,不要表现过于亲密。

安排工作,给予其时间,让其收集数据和证据,提供有逻辑的证明过程,不过要注意把控过程控制时间节点和最终交付时间,否则在压力情况下C型人会极度追求完美,导致严重拖延症。

提高远程会议沟通效率 小贴士

结合以上DISC框架描述的四种典型行为风格特点,下面为远程会议沟通和工作安排提供四个小贴士:

1、明确会议安排:会议或者沟通之前,发出明确的会议或者沟通安排,日程、时间、主持人、参与者、会议议题、议程、希望达到的目标和结果。


2、提前发出相关资料:如果有与会议相关的一些文档、信息、数据和辅助资料,建议提早发给参会人员,让大家事先阅读,便于吸收和消化,更好地准备自己的想法和提出方案。


3、开会期间角色分工明确:会议需要有主持人、记录员和计时员,保证会议按照既定的议程进行,确保在规定的时间内,把需要讨论交流的要点都讨论到。


4、及时整理发出会议纪要:会议结束,尽早时间内,整理出来会议纪要,发给相关人员。

这样的远程会议组织安排,可以满足以上四种不同行为风格人的需求,提升会议沟通的效率和效果。


所以?

您了解自己的DISC行为风格嘛?

不妨趁现在亲自试一试?!




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